2　文書取扱主任及び文書取扱副主任は、所属職員のうちから課長が指名する。

3　課長は、文書取扱主任及び文書取扱副主任を指名したときは、直ちにその旨を総務企画課長に報告しなければならない。

4　文書取扱主任は、上司の命を受け、その課における次に掲げる事務を総轄する。

5　文書取扱副主任は、文書取扱主任の指示を受けて前項に規定する事務を掌る。

2　電子文書取扱主任は、総務企画課の文書取扱主任とする。

2　2以上の課に関係のある文書は、最も関係の深い課に配付する。この場合において、当該文書を配付すべき課が明らかでないときは、副町長の定めるところによる。

2　前項に規定する者は、宿日直服務終了後直ちに受領した文書を総務企画課長に引き継がなければならない。ただし、緊急を要するものについては、この限りでない。

2　通信回線を利用して電磁的記録を受領した場合は、文書管理システムを利用して受領するものとする。ただし、課長が文書の内容により判断した場合は、紙に出力することができる。

2　総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、文書管理システムを利用して当該文書に係る主務課へ配付する。

3　総合行政ネットワーク文書を受信した場合であっても、総務企画課長が適当と認めた場合、当該文書の内容を速やかに用紙に出力し、当該文書に係る主務課に配付することができる。

2　収受しようとする文書が、申請書、届書、証明願その他大量に又は定期的に取扱う文書であるときは、これらを一括して1件の文書として登録することができる。この場合において、登録の際、文書件名に一括して収受した文書の件数を表記しなければならない。

3　電子文書化することが困難な収受文書の場合は、文書の余白に受付印を押すとともに、文書管理システムに必要な事項を登録し、収受番号を取得し、かつ当該番号を紙文書に記入の上、出力した帳票を付して供覧するものとする。

4　前項の規定にかかわらず、収受文書のうち一部に電子文書化することが困難な文書が含まれる場合は、当該電子文書化することが困難な文書につき紙により供覧する旨を文書管理システムに登録して添付文書の管理に係る帳票を出力し、これを当該紙文書の表に付して回議した上で、電子的な方法により決裁を得るものとする。

5　軽易な文書及び課長が指定する文書については、前3項に規定する処理の一部又は全部を省略することができる。

2　紙文書の電子文書化は、当該紙文書に記載されている事項をスキャナ等により読み取ってできた電子文書を電子計算機に備えられたファイル又は磁気ディスク等をもって調製するファイルにより保存する方法により行うものとする。

3　第49条の規定にかかわらず、前項の規定により紙文書の電子文書化を行い、かつ、当該電子文書を正本とする場合における当該紙文書の保存期間は、1年未満とする。ただし、当該電子文書の真正性につき厳格な証明等の必要がある場合は、当該電子文書と同一の保存期間とする。

4　前項の規定により、電子文書を正本とした当該紙文書の保存期間を当該電子文書と同一の保存期間とするときは、文書管理システムにその理由及び保存場所を登録しなければならない。

2　課長は、文書取扱主任から文書の配付を受けたときは、自ら処理をするもののほか、直ちに適切な指示を与えて担当者に配付しなければならない。ただし、重要な文書で上司の指揮を受けて処理する必要があると認められるものは、直ちに上司の供覧に供しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、やむを得ない事由があると認められるときは、同項第1号の場合にあっては併用決裁又は紙決裁の方法により、同項第2号の場合にあっては紙決裁の方法により行うことができる。

3　定例又は簡易な事案を立案するにとどまる程度のものは、前2項の規定にかかわらず、課長の指示する簡便な方法でこれに代えることができる。

2　起案文書に修正を加えた場合において、当該修正を加えた者は、修正した旨を文書管理システムに登録するものとし、紙決裁の方法によるときは、さらに当該修正箇所に訂正印を押すものとする。

2　前項の規定により回議を受けた決裁関与者及び決裁者は、起案文書の内容及び形式について審査を行い、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める方法により承認又は決裁を行うものとする。ただし、専ら財務処理をするために作成する文書はこの限りでない。

3　前項第3号に定める方法により承認又は決裁を行ったときは、決裁者又は課長(第27条の規定により課長について後閲処理がされた場合は、決裁関与者のうち課長があらかじめ指名する者。以下「決裁者等」という。)は、起案文書(施行文書の案に限る。次項において同じ。)に押印することその他の当該起案文書が承認又は決裁を得たことを明らかにする措置を講じなければならない。

4　前項の規定は、併用決裁の方法により起案文書の一部を紙により作成した場合における第2項第2号に定める方法により承認又は決裁を行うときについて準用する。この場合において、前項中「回議書」とあるのは「添付文書の管理に係る帳票」と読み替えるものとする。

2　文書取扱主任は、起案文書の審査に当たっては、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。

2　合議を受けた課は、合議された案を速やかに検討しなければならない。

3　合議された案に対し、異議があるときは、主務課と協議し、協議の整わないときは、上司の指示を受けなければならない。

2　前項の規定により代決した場合において、代決した者は、当該文書を決裁者の後閲に付すものとし、決裁者は、第22条第2項第1号及び第2号の起案文書にあっては文書管理システムにおいて速やかに当該起案文書の内容を確認し、同項第3号及び第4号の起案文書にあっては代決した者はその内容を速やかに不在であった決裁者に報告しなければならない。

2　文書が著しく修正されて決裁されたときは、修正前に合議した関係者又は決裁に供した者にその旨を連絡しなければならない。廃案となったときも同様とする。

3　決裁文書は、誤字、脱字、その他軽微な内容に限り、課長、文書取扱主任に限りこれを修正することができる。

2　外部に発する文書には、その記名に従い当該公印を押さなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げるものについては公印を省略することができる。

2　郵便による発送を要する文書は、次のとおり措置するものとする。

2　施行文書に電子署名を付与しようとするものは、当該文書及び当該文書の施行に係る原議を添えて電子文書取扱主任に提出するものとする。

3　電子文書取扱主任は、前項の規定により提出された文書と原議とを照合審査し、相違がないことを確認した後、電子署名を付与するものとする。

4　電子署名を付与した文書の送信は、電子文書取扱主任が行うものとする。

5　この条に定めるもののほか、電子署名の付与のために必要な事項は別に定める。

2　前項の電子署名の付与を受けようとする者は、電子文書取扱主任に対し、決裁を経たものその他関係書類を添えて請求するものとする。

3　電子文書取扱主任は、前項の請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書の内容について審査の上、電子署名の付与を行うものとする。

4　前3項に定めるもののほか総合行政ネットワーク文書への電子署名の付与に関し必要な事項は、別に定める。

5　総合行政ネットワーク文書の送信は、電子文書取扱主任が行うものとする。

2　勤務時間外に、やむを得ず総合行政ネットワーク文書の送信を行う必要がある場合は、あらかじめ電子文書取扱主任に連絡し、その指示を受けなければならない。

2　文書の種別並びに文書の保管及び保存の期間(以下「保存年限」という。)は、法令に定めがあるもののほか、別表に定める保存年限の基準に基づき、課長が定めるものとする。

3　前2項の規定にかかわらず、課長は、法令又は当該文書の保管及び保存の必要に応じて保存年限を定めることができる。この場合にあっては、当該保存年限を定める際に、総務企画課長の承認を得るものとする。

4　文書の種別及び保存年限に関し疑義があるときは、課長は、総務企画課長と協議の上決定するものとする。

2　総務企画課長は、前項の文書分類表の項目の登録又は変更が生じた場合、年度末に登録項目等を整理し、年度始めに文書取扱主任へ新たな文書分類表を交付するものとする。

2　課長は、非常災害時に際し、紙媒体により保管又は保存される文書のうち重要なものは、いつでも職員が持ち出すことができるように管理するとともに、紛失、破損、焼失等に対する予防措置を講じなければならない。

3　電磁的記録の保管に当たっては、破損、改ざん、消失、漏えい等が生じないように適切に保管しなければならない。

4　電磁的記録は、必要に応じ電子計算機を用いて直ちに表示できるようにしておかなければならない。

2　課内保管が概ね1年を経過した文書を対象に、課が管理する保存書庫等に置き換えるものとする。

2　前項の課長及び当該他の課長は、前項の文書の引継ぎを完了したときは、対象となる文書を総務企画課長に報告しなければならない。

2　文書の廃棄は、次の各号に掲げる区分に応じて、当該各号に掲げる方法により行うものとする。

3　文書取扱主任は、廃棄にあたり重要な取扱いを必要とする文書については、電磁的記録にあっては破壊、完全消去等の手段により、その他のものについてはシュレッダーを用いる等の手段により、再現不可能な状態にして廃棄しなければならない。

4　文書取扱主任は、文書の保存年限が経過した場合において、継続して保存する必要があると認めたときは、課長と協議の上、新たに保存年限を定め、継続して保存(以下「廃棄延長」という。)することができる。

5　文書取扱主任は、前3項の規定により廃棄し、又は廃棄延長したときは、文書管理システムに必要な事項を登録しなければならない。

(施行期日)

1　この規程は、令和6年4月1日から施行する。

(久米南町公印に関する規程の一部改正)

2　久米南町公印に関する規程(昭和56年久米南町規程第37号)の一部を次のように改正する。

(久米南町文書取扱規程及び久米南町文書編さん保存規程の廃止)

3　久米南町文書取扱規程(平成13年久米南町規程第7号)及び久米南町文書編さん保存規程(平成13年久米南町規程第8号)は、廃止する。

(経過措置)

4　前項の規定による廃止前の久米南町文書取扱規程及び久米南町文書編さん保存規程によりなされた文書事務並びに文書の分類及び保存期間の設定は、これらの規程の相当規定によりなされた文書事務並びに分類及び保存期間の設定とみなす。