(目的)

第1条　この規程は、久米南町立小学校、中学校に属する文書事務の適正かつ能率的な運営を図るため、必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程における文書とは、学校職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、学校が保有しているものをいう。

(事務処理の原則)

第3条　事務は、文書によって処理することを原則とする。

(文書取扱いの原則)

第4条　文書は、明確な責任のもとに、正確かつ迅速に取り扱わなければならない。

(校長の職務)

第5条　校長は、学校における文書に関する事務を総括し、事務が適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し、その処理状況について職員を指導監督しなければならない。

(文書取扱責任者)

第6条　学校に文書取扱責任者を置く。

(秘密保持の原則)

第7条　個人に関する情報であって特定の個人が識別され、又は識別され得る文書は、特に細心の注意をもって取り扱わなければならない。

(文書の受領)

第8条　学校に到着した文書は、文書取扱責任者が受領する。

(文書の収受)

第9条　文書取扱責任者は、受領した文書のうち、親展文書その他開封を不適当と認めるものを除き、すべての文書を開封し、文書の余白に受付印を押印し、文書受理発送簿に所要事項を記入する。ただし、軽易と認める文書については、受付印の押印及び文書受理発送簿の記入は省略することができる。

(文書の配布)

第10条　文書取扱責任者は、収受した文書を校長及び教頭の閲覧に供し、その指示に従い速やかに担当者に配布しなければならない。

(文書の処理)

第11条　文書の配布を受けた担当者は速やかに、処理しなければならない。

(起案)

第12条　起案は起案用紙を用いて行うものとする。ただし、定期的な報告又は軽易な文書はこの限りでない。

(回議及び決裁)

第13条　起案文書は、関係職員、教頭、校長の順に回議し、校長の決裁を受けなければならない。

(代決及び後閲)

第14条　教頭が代決した文書は、校長の登校時に閲覧に供しなければならない。

(公印の使用)

第15条　発送文書には、久米南町教育委員会公印規則(昭和55年教育委員会規則第6号)の規定に基づき公印を押印する。ただし、軽易な文書についてはこの限りでない。

(発送文書の記号及び番号)

第16条　文書を発送する場合は、当該文書に学校を表す略字記号を付し、文書受理発送簿により番号を記入しなければならない。ただし、軽易な文書については、略字記号及び番号の記入は省略することができる。

(文書保存分類表)

第17条　文書の分類及び保存期間は、久米南町立学校文書保存分類表(以下「文書分類表」という。)による。

(文書の保管及び保存の原則)

第18条　保存文書は、いつでも閲覧できるよう整理しておくとともに、紛失、火災、盗難等の予防処置を講じ、重要文書類については、非常時に持ち出しが出来るよう、常に注意を払って整理しておかなければならない。

(完結文書の整理及び保管)

第19条　担当者は、文書処理が完結したときは、当該文書を直ちに文書分類表により整理、保管しなければならない。

(未処理文書の保管)

第20条　未処理の文書は、担当者において一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておくものとする。

(文書目録の作成等)

第21条　保存文書には、文書目録(様式第1号)を作成し、当該文書に綴っておかなければならない。文書目録は、教育委員会から提出を求められたときは、速やかに提出しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第22条　保存年限を経過した文書は、文書廃棄簿(様式第2号)により校長の承認を得て、焼却、裁断その他の方法により処分するものとする。