2　前項各号に掲げる文書の保存年限の基準は、別表のとおりとする。

2　常用文書に指定することができる文書は、次に掲げるものとする。

2　各担当者は、新たな事業等が生じ、既存の分類表の題目にないタイトルが必要になった場合には、速やかに分類表の変更を検討しなければならない。

3　各課の文書取扱主任(久米南町文書取扱規程(平成13年久米南町規程第7号)第5条に規定する文書取扱主任をいう。)は、分類を追加する必要が生じた場合、その箇所を分類表に書き込み、年度末に追加した分類表を総務企画課長に提出し、登録する。ただし、分類表の第1分類の追加、それに伴う第2、第3分類の移動等については、その都度、総務企画課長に協議するものとする。

4　総務企画課長は、分類表の項目の登録又は変更が生じた場合、年度末に登録項目等を整理し、年度始めに各課の文書取扱主任へ新たな文書分類による分類表を交付するものとする。

2　簿冊は、年度範囲により次の3種類に区分される。

3　年度完結簿冊は、複数年の文書を混在させてはならない。

2　前項による編冊が困難な特殊の文書については、文書保存箱等によりこれを保存することができる。

3　製本物については、様式第2号のタイトルを表紙に、図面筒、箱等簿冊以外の形状のものについては、様式第3号のタイトルを見やすい位置に添付する。

2　簿冊目録には、次に掲げる事項を記入する。

3　簿冊番号は、簿冊目録に登録する際に文書取扱主任が各担当者に付与し、簿冊目録に記入するとともに、簿冊の表紙に同一の番号を付するものとする。

4　簿冊目録は、次の2種類から成る。

2　文書目録には、簿冊に新たな文書が綴じ込まれる度に文書名を追加記入する。

3　文書目録の作成及び管理は、簿冊を管理する各課の職員が行うものとする。

2　保管の対象となる文書は、現年文書、常用文書及び保存年限起算日より1年以内の文書とする。

2　文書取扱主任は、文書目録及び置換え対象文書の内容を確認し、主管課長の確認印の押印を受けた後、文書目録及び簿冊管理台帳をそれぞれ2部複写し、1部を総務企画課へ提出し、1部を各課の控えとして用いるものとする。

3　置換え対象文書の書庫への整理は、各課において行うものとする。

2　文書の廃棄は、次に掲げる方法により行うものとする。

1　この規程は、平成13年4月1日から施行する。

(文書管理システムの試行に係る取扱いの例外)

2　令和4年4月1日から令和5年3月31日までを文書管理システム導入のための試行期間とし、当該期間中は、試行実施所属(以下「実施所属」という。)をして、この規程によらない取り扱いができるものとする。ただし、この場合において、実施所属の所属長及び文書取扱主任は、文書の適正な管理を担保するため、随時必要な調整を行わなければならない。

この規程は、平成15年6月9日から施行する。

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

この規程は、令和2年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。